Der Fall: 14 Klienten, drei Ordner, kein roter Faden

Marion K. arbeitet seit elf Jahren als Pflegeberaterin in einem ambulanten Pflegedienst mit 40 Mitarbeitenden. Ihre Woche beginnt montags mit einer Übergabe, die selten länger als zwanzig Minuten dauern soll – und regelmäßig doppelt so lange dauert. Der Grund: Notizen aus Hausbesuchen liegen auf Papier, Fotos von Wohnsituationen stecken in Handyordnern, Absprachen mit Angehörigen stehen in E-Mails. Beim Fall von Familie Berger sucht Marion zwölf Minuten nach dem letzten ärztlichen Attest. Es ist nicht verloren – es liegt nur in einem der drei Ordner, die inzwischen parallel geführt werden. Der eigentliche Fall ist fachlich klar; die Dokumentation hat keinen roten Faden.

Warum ausgerechnet die Dokumentation zum Engpass wird

Die Ursache ist nicht mangelnde Sorgfalt. Sie liegt in gewachsenen Strukturen: Jede Berufsgruppe hat eigene Ablagen, jede Übergabe produziert neue Zettel, und Freigaben laufen per Zuruf. Wer im Urlaub ist, hinterlässt Lücken. Datenschutz wird zwar ernst genommen, aber ohne klare Rollenrechte entstehen Schattenkopien auf privaten Laufwerken. Das Ergebnis: Zeit für die eigentliche Beratung geht verloren, Nachweise fehlen bei Prüfungen, und neue Kolleginnen brauchen Wochen, um einen Fall zu verstehen.

Die Lösung: eine gemeinsame Fallakte mit casea

Marion führt seit acht Wochen alle Vorgänge in einer digitalen Fallakte. Statt Ordnern gibt es einen klaren Eintrag pro Klient, statt E-Mail-Anhängen eine Ablage mit Versionen, statt Zuruf eine Aufgabe mit Frist und Zuständigkeit. Die Einführung beginnt nicht mit einer großen Schulung, sondern mit einem konkreten Fall: Familie Berger wird gemeinsam angelegt, Dokumente werden eingescannt, Notizen direkt nach dem Hausbesuch ergänzt. Wer welche Felder sehen darf, regelt ein simples Rollenmodell. Der Effekt ist unspektakulär und entscheidend: Alle Beteiligten arbeiten an derselben Akte, ohne den Fall aus der Hand zu geben.

Was sich nach acht Wochen ändert

Die Übergabe für Familie Berger dauert jetzt zwölf statt fünfunddreißig Minuten, weil Marion nur den aktuellen Stand öffnet. Das gesuchte Attest ist über die Volltextsuche in unter zehn Sekunden gefunden. Doppelablagen sind verschwunden, weil es keine zweite Ablage mehr gibt. Bei einer internen Prüfung konnte Marion alle Nachweise lückenlos vorlegen. Wichtiger als die Zahlen: Sie hat wieder Zeit für Gespräche, nicht für die Suche nach dem letzten Blatt. Das ist kein IT-Projekt, sondern eine Entlastung im Alltag.

FAQ: Drei Fragen, die vor der Einführung auftauchen

Brauchen wir eine komplett neue IT? Nein. Der Einstieg kann mit einem einzigen Fall und den bestehenden Endgeräten beginnen. Entscheidend sind klare Rollen, nicht neue Hardware.

Wie bleibt der Datenschutz gewahrt? Zugriffe werden pro Rolle vergeben, Freigaben protokolliert. Wichtig ist, vorab zu klären, wer welche Dokumente sehen darf – nicht erst nach dem ersten Vorfall.

Was passiert mit alten Papierakten? Sie werden nicht sofort ersetzt. Ein sinnvoller Schnitt: neue Fälle digital starten, laufende Fälle nach und nach einscannen, Abschlussfälle archivieren.